Una factura es un documento comercial que registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio.
La información de la factura debe responder a qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa.
Tiene validez fiscal y legal, por lo que se considera una prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma correcta y satisfactoria.
La factura también sirve para demostrar que la operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes. Así:
- El vendedor ha de presentarla si quiere exigir un pago no realizado.
- Toda empresa o autónomo está obligado a emitir facturas.
- La factura es esencial en cualquier servicio post-venta, pues es imprescindible para efectuar una devolución o una reclamación (tanto por parte del que vende como del que compra).
- Es el justificante y garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre ambas partes.
- A su vez, para la empresa es un justificante fiscal que detalla a Hacienda cada ingreso percibido y cada gasto soportado, entre los que se incluyen los impuestos correspondientes al servicio prestado, por ejemplo, el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
- Un gasto que no se acredite en una factura no es un gasto a efectos tributarios. Y a eso habrá que añadir que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.
¿Qué información debe incluir una factura?
Para que una factura sea válida debe incluir una serie de datos que señalamos a continuación.
-Número de la factura
Todas las facturas deben estar numeradas y seguir un orden correlativo. Es decir: a principios de año abres una serie y empieza por el 1 y sigues así hasta diciembre. Al finalizar el año y empezar uno nuevo, deberás volver al 1.
-Fecha de emisión de la factura
En la factura deberás indicar el día, el mes y el año en el que se ha emitido la factura.
-Tus datos fiscales
Los datos fiscales son, como sabes, el nombre completo del autónomo o la empresa, la dirección y el DNI o NIF.
-Los datos fiscales de tu cliente
Tendrás que indicar, también, toda la información relativa a tu cliente: nombre, dirección y NIF o DNI.
-La descripción del producto/servicio y precio
Incluye un listado de los bienes o servicios adquiridos en la venta con una descripción, las unidades, el coste por unidad y el total.
-Los impuestos de la factura e importe total
Normalmente, todas las facturas están sujetas a retenciones de IVA y, en general, IRPF. Deberás aplicar los impuestos que sean, en cada caso, los pertinentes y en su cuantía justa.
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